De ce se vorbeste atat de mult despre planificarea activitatii? Pentru ca realitatea este ca ne afecteaza viata noastra personala. Ajungem mai tarziu acasa, la confortul caminului, ramanem incarcati in mintea noastra cu lucrurile nerezolvate sau, mai rau, aducem in spatiul nostru personal frustrarile legate de sarcini de serviciu neincheiate sau mail-uri, sms-uri sau whatapp-uri care vin la final de program si aduc fie vesti inconfortabile fie termene de executie foarte stranse ( de pe o zi pe alta). Va suna cunoscut?
Daca raspunsul inclina spre da atunci ceea ce urmeaza poate fi o lectura interesanta care sa va ridice un semn de intrebare legat de cum putem aplica ceva din ceea ce este scris aici.
Trucuri pentru Planificarea Activitatii
Am identificat in practica profesionala anumite tipare care produc aceste decalaje intre ceea ce ne propunem la inceputul unei zile de munca si ceea ce se intampla de fapt in realitate. Aceste tipare sunt date de mai multe aspecte dar aici ma voi referi doar la 2 dintre ele.
1. Cum facem fata la sarcinile suplimentare celor deja planificate?
In majoritatea cazurilor, in planificarea profesionala, intervin un numar neasteptat de sarcini care apar intempestiv de la colegi, sefi, telefoane care se prelungesc mult peste ceea ce am prevazut, intalniri cu persoane neprogramate, intarzieri ale orelor programate, sedinte care se prelungesc mult peste agenda initiala. Toate aceste activitati mentionate anterior sunt greu de anticipat la inceputul unei zile de munca si ele sunt cele care ne produc un decalaj, masiv uneori, a planificarii noastre. Ce putem face?
O solutie pe care o avem la indemana este sa creem un “spatiu”de timp pentru aceste necunoscute. Adica, la inceputul unei zile de lucru, cand ne stabilim lista noastra de activitati sa incercam sa lasam neocupata o perioada de timp din spatiul profesional. Luand in calcul o zi de munca ca avand 8 ore ne planificam 6,5 ore din timp iar restul ramane neocupat. Se numeste “rezerva timp pentru necunoscut” .Pot exista astfel 2 situatii.
Prima, in care toate evenimentele extra fata de planificarea noastra se vor regasi in acest timp pus deoparte si astfel planificarea noastra nu va fi data peste cap. A doua situatie, in care acest timp rezervat nu este consumat si in acest caz vom avea timp sa aducem la zi anumite indatoriri care nu incapeau in programarea initiala. Cert este ca, folosind acest spatiu de timp, in ambele cazuri vom iesi ”pe plus” si nu va mai fi cazul sa canibalizam timpul personal.
2. Cum gestionam intreruperile in timpul muncii?
Al doilea tipar al eficientizarii este legat de gestionarea intreruperilor. Atunci cand incercam sa ne conectam cu o activitate profesionala (analiza sau intocmirea unui raport, analize financiare, crearea unei campanii, repartizarea resurselor/bugetelor in raport de potentialul zonelor, etc.) avem nevoie de un anumit timp pentru a ne “adanci” in miezul situatiei. Orice intrerupere generata de o intrebare venita din partea unui coleg, intrarea unui persoane in birou, apeluri telefonice, etc, fac ca aceasta stare “creativa” sa dispara instantaneu. Reconectarea presupune, din nou, alt timp pentru a ajunge la miezul activitatii. Acest joc generat de intreruperi face ca o activitate pe care in mod obisnuit o putem finaliza in 1-2 ore sa ajunga sa ne consume intreaga zi si fara sa avem certitudinea ca este efectuata in maniera dorita. Ce putem face?
Construim un semafor al timpului nostru:
👉Pentru activitati care necesita profunzime si creativitate vom arbora culoarea rosie. Pe masa noastra de lucru, pe usa biroului nostru vom lipi un post-it de culoare rosie, vom anunta pe mail si telefon ca nu suntem disponibili in perioada respectiva.
👉Pentru activitati de rutina, care nu necesita un grad atat de mare de concentrare, putem folosi culoarea galbena care inseamna ca pot fi interpelat daca exista un anumit grad de urgenta din partea interlocutorului.
👉Pentru restul zilei putem folosi culoarea verde sau fara cod de culoare, lucru care va semnaliza faptul ca realizez activitati usoare, care nu necesita un grad mare de concentrare si in care interactiunile sociale sunt posible.
Foarte important sa nu facem abuz de culori, sa putem oferi colegilor si partenerilor de business posibilitatea sa ia legatura usor cu noi pentru ca altfel ne vom pierde credibilitatea sau vom ajunge sa fim evitati sau marginalizati din causa imposibilitatii conectarii sociale.
Mai sunt si alte metode prin care putem controla modul in care ne gestionam timpul dar haideti sa vedem daca aceste 2 mici trucuri ne pot ajuta in a fi mai devreme alaturi de cei dragi.
Nu e mult…dar uneori e suficient pentru a face diferenta! 👉Fii diferit!
_________________________
Sunt BOGDAN SECARA – Consultant in AFACERI si, sunt aici sa TE AJUT!
Am curaj sa vin in fata ta si sa iti spun ca stiu anumite lucruri pe care cred ca pot sa le transmit astfel incat majoritatea celor care ma asculta sa beneficieze de pe urma lor.
- Peste 27 Ani de EXPERIENTA
- 8 Tipuri de CURSURI
- Peste 7 Ani de CONSULTANTA OFERITA
Impartasesc cu tine EXPERIENTA MEA iar fiecare proiect este tratat INDIVIDUAL in functie de situatie si de context. PASIUNE in ceea ce fac!
CURSURI OFERITE:
- Identificarea nevoilor de dezvoltare
- Dezvoltarea abilitatilor de comunicare si vanzare
- Managementul resursei umane
- Motivare
- Negociere salariala
- Negociere si persuasiune
- Planificarea activitatii
- Tehnici de prezentare